Ako mať všetky dokumenty domu vždy po ruke
V správe bytového domu sa denne pracuje s množstvom dokumentov – od zmlúv a faktúr, cez revízne správy, až po zápisnice zo schôdzí vlastníkov.
Ak sú tieto dokumenty uložené len v papierovej forme alebo roztrúsené v rôznych počítačoch, nastáva problém: nájsť správny dokument v správny čas môže byť náročné a zdĺhavé.
Riešením je digitalizácia a uloženie dokumentov domu online – bezpečne, prehľadne a s okamžitým prístupom.
Prečo digitalizovať dokumenty domu
- Okamžitá dostupnosť – ku každému dokumentu sa dostanete z kancelárie aj z terénu.
- Bezpečné uloženie – záloha proti strate alebo poškodeniu.
- Prehľadnosť – jednoduché vyhľadávanie podľa názvu, typu, dátumu alebo domu.
- Úspora času – žiadne prehrabávanie sa v papierových šanónoch.
Problémy pri tradičnom ukladaní dokumentov
- Papierové archívy sú fyzicky obmedzené a ľahko sa poškodia.
- Dokumenty uložené na viacerých počítačoch sú nejednotné a ťažko sa synchronizujú.
- E-mailové prílohy sa často stratia v množstve komunikácie.
Digitalizujte dokumenty jednoducho
Získajte prehľad a bezpečný prístup vďaka ISD systému.
Ako rieši dokumenty ISD
- Centralizuje všetky dokumenty
Každý dom má svoju samostatnú zložku, kde sú uložené všetky súvisiace dokumenty. - Podporuje rôzne formáty
PDF, obrázky, textové súbory – všetko na jednom mieste. - Poskytuje rýchle vyhľadávanie
Full-textové vyhľadávanie nájde dokument aj podľa obsahu alebo časti názvu. - Riadi prístupy
Správca môže určiť, kto dokument vidí, upravuje alebo pridáva nové.
Príklad z praxe
Ak vlastníci potrebujú nahliadnuť do zápisnice zo schôdze spred troch rokov, správca ju v ISD nájde do pár sekúnd.
Dokument možno okamžite zdieľať e-mailom alebo stiahnuť do zariadenia.
Chcete vidieť, ako môže ISD zjednodušiť správu vašich domov?
Vyskúšajte demo verziu hneď teraz alebo kontaktujte nás pre trial.